【コラム】2012/09/22
業務IT化で健全経営
会社設立時 タイムレコーダーが高いのでノートブックをタイムレコーダーにしました。遅刻、残業などの計算が楽になりました。パソコンはいいもんだと思ったものです。
仕事も順調になり事務所は図面の山です。探しだすのが一苦労。そこでLAN上のサーバーに保存し、検索一発で表示、LANの素晴らしさに感動したものです。
社内LANとイントラネットが一般的になってクラウドの活用でIT化は新しい一歩を踏み出しました。社内データーベースは全員が入力することが 一番大切な条件になります。
会議も変わりました。ノンペーパーです。先ずエクセルを使うことにし発表内容を表示して説明を聴くようにしました。会議の時間は半減、議事録もコピペで簡単になりました。
使うソフトは統一しても 表現方法は各自勝手にしました。その方が簡単で早いからです。
色々なデーターがクラウドに登録され 誰でも何時でもどこからでも見たり書いたりすることで仕事の能率が高まって来ました。経験上クラウド活用の考え方は下記のようにしております。
・社員全員で作り ・報連相はクラウドに書き込む
・書式は自由（見て分かればいい） 画像 図面 メールの種別を問わない
・今日からデーターを蓄積 何時からでもスタートできる
・データーベースは作るというより積み上がるものと考える
・検索でひとまとまりの形で見れるようにする
会社の仕事は様々です。すべてIT化するには融通無碍なデーターベースを作ることが 一番だと学びました。昔は作業を標準化して帳票を整備してデーターベース化しましたがそれでは時代の変化に対応できなくなり、結果的に便利さを失うことになり使われなくなり勝ちでした。（それがe-Boardの根幹にあるものです。）
会社内のデーターは 電話、ファックス、メール、写真、図面、書類など様々です。一つの形にして保存するのは大変です。これを形式にかかわらず一つのサーバーに投げ込めるようにすれば データー保存は簡単になります。
（どんなデーターでも取り込めるようにしたのが にわなびMでした。さらににわなびMでどの端末でも見れるファイル形式（HTML)にしました。）
データーを何時でも何処でも誰でも見れれば 社内のコミュニケーションは完全です。机上のパソコンはもちろん スマートフォン、タブレットなどで 閲覧 書き込みができる 仕事のスピードアップが図れました。
クラウド時代 業務改善は簡単になりました。かって生産性運動では７つ道具で業務の分析から始めましたがクラウドの出現で 各社個性を生かした独自の仕事の仕方ができるようになったといえます。
クラウドの活用でこれからの厳しい時代に立ち向かうことができるのではないでしょうか。
（ 宣伝臭のコラムで申し訳ありませんでした。弊社の 「e-Board」 「にわなびM」 については弊社営業マンのおたずねくだされば ご説明に上がらせます。）
