【コラム】2013/09/11
仮想事務所でスイスイ
自分のパソコンに入っているデーターを出先で必要な時 同僚にパソコンを立ちあげ読上げてもらう不便さを解消したのが クラウドです。しかし全社員がそれぞれクラウドを使っても仮想事務所にはなりません。それは個人用クラウド・ロッカーでしかありません。
仮想事務所を作ったらどんなことに成るのでしょうか？
たとえば「０７邸のデーター」が欲しい時、検索すれば関連するデーターが飛び出してきます。誰が作ったか、どんなソフトで作ったかも問いません。担当者に聞かなくても仕事が進みます。リアル・ロッカーなら書類を探しまわり、元の場所に返さなければなりません。仮想ロッカーなら整理整頓に気を使わず利用でき、場所も取りません。
仮想事務所は一つのクラウドに全社の情報が集められ、見たり加工したり追加したりできるように成ります。例え種類の違うアプリで作られたデーターも皆でみることが出来ます。
仮想事務所のアプリは現在進行中で様々なアプリが発売されています。簡単なものなら、無償で使えるものもあります。これらを使ってその便利さを知ることも、仮想事務所の第一歩と言えます。特にスマフォやタブレットなどあらゆるデバイスに対応することで その効果を最大限にすることが出来ます。
人は動きまわります。ファイルはロッカーから飛び出してくることはありません。人は記憶によって関連付けてその都度 パソコンやロッカーから引っ張りだしています。入社したての社員は何が何だかわからないのは道理です。これでは効率UPは大変です。
仮想事務所を立ち上げることで 会社経営の効率化、経費削減、生産性UPなど経営革新が実現できます。今まで精神的な分野での経営革新論が多く見られましたが、仮想事務所のアプリを使えば、道具として利用する便利さが、利益を確かなものにできるだけに導入のリスクが少ないと云えるのでは無いでしょうか。
顧客ニーズの多様化、仕事のプロセスの複雑化、情報の増加などで 生産性が低下しています。IT化により業務を可視化し、情報の属人化を解消して 仕事への対応能力を高めることができるようになってきました。
弊社が開発した仮想事務所アプリが「e-Board」です。弊社では１５年ほど自社用で必要に応じて開発使用してきたものです。社内LANとイントラネットで社員相互をつないで一体化してきました。これなくしてオーセブンは考えられません。これらは大変便利で仕事の効率を上げています。出退勤からスケジュール、会議室や経理情報の見える化、お客様ファイルなど多岐に渡ります。クラウドサーバーの活用が一般化したので 、これらを再編集して製品化したものです。
現在ユーザーの要望により改良が加えられています。特にCADや積算との連動を強化しております。CAD図面で検討段階でのチェックも 積算結果の確認も 何時でも何処でもできるようになります。使い勝手のいい仮想事務所となり仕事が迅速にすすむことになります。厳しさがます中勝ち残る会社の構築をするためにも、ぜひ一度営業の話を聴いていただければ幸いです。
